Khách trọ chậm trả tiền: làm gì trước khi phải đòi
Đa số trường hợp khách thuê trả chậm không phải vì họ không có tiền, mà vì quên, hoặc vì họ không biết chính xác phải trả bao nhiêu và khi nào. Biết phân biệt hai chuyện này đỡ được rất nhiều lần phải nhắn nhắc mất lòng.
Trước khi nghĩ tới việc nhắc
Gửi hóa đơn sớm, đừng đợi gần hạn
Nếu tới ngày 28 mới báo khách thuê tháng này bao nhiêu, họ chỉ có vài ngày để chuẩn bị tiền. Gửi hóa đơn ngay đầu tháng, ngay sau khi tính xong, cho họ đủ thời gian.
Ghi rõ hạn trả, không nói mập mờ
"Trả sớm giúp mình nha" không phải một cái hạn. Ghi rõ ngày, ví dụ trước ngày 5 hàng tháng, và giữ nguyên hạn đó mỗi tháng để khách thuê tự nhớ được, không cần bạn nhắc.
Cho khách thuê tự chọn ngày họ sẽ trả
Cái này ít người nghĩ tới nhưng khá hiệu quả: hỏi khách thuê tháng này họ dự tính trả vào ngày nào, ghi lại. Người ta có xu hướng giữ lời hứa với chính mình hơn là với một cái hạn áp từ trên xuống. Phần mềm tôi làm có tính năng này, khách thuê tự nhập ngày dự kiến trả ngay trên app, chủ trọ thấy được ngay không cần hỏi.
Khi đã trễ hạn
Nhắc một lần, nhẹ nhàng, đúng lúc
Một tin nhắn ngắn vào đúng ngày hết hạn, không cần dài dòng: "Hóa đơn tháng này của phòng còn chưa thấy chuyển khoản, bạn xem giúp mình nha." Đa số sẽ trả trong một hai ngày sau đó.
Đừng nhắc qua nhiều người khác nhau
Nếu có hai người trong nhà cùng quản lý thu tiền, dễ xảy ra chuyện cả hai cùng nhắc, hoặc không ai nhắc vì tưởng người khác đã làm. Nên có một người chịu trách nhiệm chính, hoặc dùng phần mềm để cả hai cùng thấy tình trạng thanh toán mà không phải hỏi nhau.
Ghi lại lịch sử trả tiền của từng phòng
Người trả đúng hạn chín tháng liên tiếp, tháng này trễ ba ngày, khác hẳn với người tháng nào cũng trễ. Cách xử lý nên khác nhau, và bạn chỉ biết được sự khác đó nếu có ghi lại lịch sử, không chỉ nhớ trong đầu.
Khi nào thì nên nói chuyện thẳng
Nếu một khách thuê trễ liên tục nhiều tháng, hoặc trễ ngày càng lâu, đó không còn là chuyện quên nữa. Lúc này nên nói chuyện trực tiếp, hỏi thẳng có khó khăn gì không, thay vì tiếp tục nhắc qua tin nhắn. Vừa lịch sự hơn, vừa cho mình biết sớm nếu cần tìm khách thuê mới.
Với nhà trọ nhiều phòng, việc theo dõi ai trả đúng hạn, ai hay trễ, ai đang chờ xác nhận, nếu chỉ nhớ trong đầu hoặc lục lại tin nhắn Zalo cũ sẽ rất dễ bỏ sót. Đây là một trong những lý do chính tôi làm phần mềm quản lý nhà trọ: mở app lên là thấy ngay phòng nào chưa trả, chưa cần nhắc ai cả.