Một mình quản lý nhà trọ nhiều phòng, nên làm gì mỗi tháng

Nhà trọ dưới năm phòng, nhớ trong đầu vẫn ổn. Qua khoảng mười phòng, nếu chỉ có một mình quản lý mà không có một thói quen cố định mỗi tháng, rất dễ rơi vào cảnh việc nào cũng làm nhưng làm không hết, hoặc nhớ việc này thì quên việc khác.

Cố định một ngày để ghi số điện nước

Đừng để ngày ghi số trôi tự do theo lúc mình rảnh. Chọn một ngày cố định, ví dụ luôn là ngày 1 hoặc ngày cuối tháng, và giữ đúng ngày đó mỗi tháng. Ghi số lệch ngày giữa các tháng làm số liệu dùng điện nước không đều, khách thuê hỏi lại rất khó giải thích vì chính mình cũng không chắc mình đã tính đúng khoảng thời gian chưa.

Rà một lượt ai chưa thanh toán trước khi qua tháng mới

Trước khi bước vào tháng tiếp theo, nên rà lại một lượt xem phòng nào tháng trước vẫn còn nợ. Nợ chồng nợ hai ba tháng rất khó thu hơn nợ mới một tháng, vì khách thuê lúc đó có tâm lý "để dồn rồi trả một lần" và số tiền dồn lại lớn hơn khiến họ trì hoãn tiếp.

Kiểm tra hợp đồng nào sắp hết hạn

Không nên đợi tới đúng ngày hết hạn mới nhớ ra. Nên có một cách nhìn nhanh phòng nào còn một hai tháng nữa hết hợp đồng, để có thời gian quyết định gia hạn, tăng giá, hay tìm khách mới nếu khách cũ không ở tiếp. Nhớ trong đầu chuyện này với hơn chục phòng gần như chắc chắn sẽ quên vài trường hợp.

Đi một vòng kiểm tra thực tế, không chỉ nhìn số liệu

Số liệu trên sổ hay trên app cho biết ai nợ, ai trả đúng hạn, nhưng không cho biết tình trạng phòng ốc thực tế. Mỗi tháng nên đi một vòng, nhìn qua khu để xe, khu vực chung, và hỏi thăm vài khách thuê xem có gì bất thường không. Chuyện nhỏ như bóng đèn hành lang hỏng, nếu không ai chủ động báo, có khi để cả tháng không ai sửa.

Ghi lại những gì đã hứa với khách thuê

Nhà nhiều phòng, mỗi khách thuê một câu chuyện riêng: người này xin gia hạn thêm vài ngày, người kia được hứa sửa cái gì đó, người khác đang thương lượng giá cho hợp đồng mới. Nếu không ghi lại, những lời hứa này rất dễ quên, và khách thuê sẽ nhớ chính xác hơn mình tưởng, vì với họ đó là chuyện quan trọng còn với mình chỉ là một trong hàng chục việc.

Không cần làm mọi thứ, chỉ cần làm đều

Danh sách trên không dài, nhưng cái khó không phải là biết phải làm gì, mà là làm đều đặn mỗi tháng thay vì chỉ làm khi rảnh hoặc khi có chuyện xảy ra mới nhớ ra. Với nhà trọ nhiều phòng và chỉ một người quản lý, một thói quen nhỏ được lặp lại đúng lúc còn có giá trị hơn một hệ thống phức tạp mà không ai duy trì nổi.