Quản lý nhà trọ: sổ tay, Excel hay phần mềm

Không có cách nào đúng cho mọi nhà trọ. Nhà 4 phòng dùng phần mềm là hơi thừa, nhà 30 phòng còn ghi sổ tay là tự làm khổ mình. Cái khó là biết lúc nào nên đổi.

Sổ tay

Đây là cách hầu hết người mới bắt đầu, và thật ra nó ổn với nhà ít phòng.

Hợp với: dưới 5 phòng, chủ trọ ở luôn tại nhà, tự thu tiền mặt.

Vấn đề thật: không phải sổ tay chậm, mà là không tra lại được. Khách thuê hỏi tháng trước tính bao nhiêu, lật sổ tìm. Sổ ướt, rách, hay đơn giản là thất lạc thì mất luôn lịch sử. Với vài phòng thì rủi ro này còn chấp nhận được, nhiều phòng thì không.

Excel hoặc Google Sheets

Bước tiếp theo tự nhiên, vì hầu hết ai cũng biết dùng, không mất tiền, và tính được công thức.

Hợp với: khoảng 5 đến 15 phòng, chủ trọ chịu ngồi làm công thức.

Vấn đề thật: file Excel là một file, không phải một hệ thống. Chủ trọ mở ra sửa tay, con công thức nào bấm nhầm là hỏng, và không ai kiểm tra được. Muốn cho khách thuê tự xem hóa đơn của họ thì phải gửi file riêng từng người, hoặc chụp ảnh gửi qua Zalo, quay lại đúng vấn đề của sổ tay chỉ là nhanh hơn một chút.

Cũng có người dùng Google Form để khách thuê gửi minh chứng chuyển khoản, cái này khá được, nhưng vẫn phải chủ trọ ngồi đối chiếu tay ai đã trả ai chưa.

Phần mềm

Hợp với: trên 10 phòng, hoặc ít phòng hơn nhưng chủ trọ không có nhiều thời gian ngồi tính tay mỗi tháng.

Khác biệt lớn nhất không phải là "tự động", mà là mỗi người tự vào xem phần của mình. Khách thuê có tài khoản riêng, tự mở điện thoại xem hóa đơn tháng này và lịch sử các tháng trước. Chủ trọ mở app là biết ngay phòng nào chưa trả, không phải hỏi từng người.

Vấn đề thật: phải mất công thiết lập lúc đầu, và nếu chọn phần mềm không hợp, dữ liệu bị khoá trong đó thì sau này khó chuyển đi. Cái này nên hỏi rõ trước khi dùng: nếu ngừng thì có xuất được dữ liệu ra không.

Cách tôi khuyên

Nếu đang dưới 5 phòng và không có kế hoạch mở rộng, sổ tay hoặc Excel vẫn ổn, đừng vội đổi.

Nếu đang từ 8 phòng trở lên, hoặc thấy mình tốn hơn một buổi tối mỗi tháng chỉ để tính tiền và nhắc khách, đó là lúc nên nghĩ tới phần mềm. Không phải vì Excel "cũ", mà vì thời gian bạn bỏ ra để duy trì nó đã vượt quá thứ nó đáng.

Tôi tự làm phần mềm này ban đầu cho đúng nhà trọ 11 phòng của mình, sau khi ngồi tính Excel mãi mà vẫn hay bị lệch số. Nếu muốn xem app thật làm được gì thì nhắn Zalo cho tôi, tôi gửi link demo để bấm thử.