Trả phòng trọ: quy trình kiểm tra để hai bên đều thoải mái
Lúc ký hợp đồng thường vui vẻ, nhưng lúc trả phòng lại dễ căng nhất, vì đây là lúc quyết định ai được gì, ai mất gì. Có một quy trình rõ ràng từ trước giúp buổi trả phòng diễn ra nhanh và nhẹ nhàng hơn nhiều so với việc để tới lúc đó mới tính.
Hẹn giờ kiểm tra cụ thể, không kiểm tra qua loa lúc khách đang dọn đồ
Nên hẹn một buổi riêng để kiểm tra phòng, tốt nhất là sau khi khách thuê đã dọn hết đồ đạc ra ngoài, không phải kiểm tra trong lúc họ còn đang vội vã xếp đồ lên xe. Kiểm tra qua loa lúc đó dễ bỏ sót, và tới khi phát hiện ra vấn đề thì khách đã đi rồi, khó xử lý.
Kiểm tra theo đúng thứ tự: tường, sàn, thiết bị, khóa cửa
Đi một vòng theo thứ tự cố định giúp không bị sót. Nhìn tường xem có lỗ đinh, vết bẩn lớn không. Nhìn sàn xem có nứt vỡ không. Kiểm tra các thiết bị điện: máy lạnh, bình nóng lạnh, ổ điện còn hoạt động không. Cuối cùng kiểm tra khóa cửa, chìa khóa khách thuê trả lại có đủ số lượng ban đầu không.
Đối chiếu với tình trạng lúc nhận phòng
Đây là lúc những tấm ảnh chụp lúc giao phòng phát huy tác dụng. So sánh trực tiếp giúp cả hai bên nhìn vào cùng một thứ, thay vì một bên nói "lúc trước không vậy" còn bên kia không nhớ rõ. Nếu không có ảnh cũ, ít nhất nên dựa vào những gì đã ghi trong hợp đồng hoặc biên bản nhận phòng nếu có.
Chốt tiền điện nước tháng cuối trước khi tính cọc
Không nên trả cọc trước khi biết chắc tiền điện nước tháng cuối là bao nhiêu, vì rất dễ xảy ra trường hợp trả cọc rồi mới phát hiện còn thiếu tiền điện nước, lúc đó đòi lại sẽ khó hơn nhiều so với trừ ngay lúc thanh toán cọc.
Ghi biên bản dù chỉ vài dòng ngắn
Biên bản trả phòng không cần dài, chỉ cần ghi rõ ngày trả phòng, tình trạng phòng lúc kiểm tra, có hư hỏng gì không và mức đền nếu có, số tiền cọc trả lại là bao nhiêu. Cả hai bên ký xác nhận. Giấy tờ này giúp tránh trường hợp sau đó có ai đó nhớ lại khác đi so với thực tế lúc trả phòng.
Trả cọc đúng như đã thỏa thuận, đừng để kéo dài không lý do
Nếu phòng không có vấn đề gì, nên trả cọc ngay trong buổi kiểm tra hoặc trong vài ngày sau đó như đã nói từ đầu hợp đồng. Giữ cọc lâu mà không có lý do rõ ràng là nguyên nhân phổ biến khiến một quá trình trả phòng suôn sẻ bỗng trở thành khó chịu ở phút cuối, dù mọi bước trước đó đều ổn.