Phần mềm quản lý nhà trọ miễn phí: nên chọn loại nào

Trả lời ngắn: một phần mềm quản lý nhà trọ đáng dùng phải tự tính được tiền điện nước từ chỉ số đồng hồ, cho khách thuê tự xem hóa đơn mà không cần cài app, và cho bạn mang dữ liệu đi khi muốn dừng. Bản miễn phí thường đủ cho nhà trọ dưới khoảng 10 phòng; nhiều phòng hơn thì nên ưu tiên phần mềm có hỗ trợ trực tiếp, kể cả phải trả phí.

Nói trước cho rõ: mình là chủ trọ, cũng là người viết ra Nhà Trọ Việt, một phần mềm quản lý nhà trọ. Nên bài này không trung lập hoàn toàn. Nhưng 7 tiêu chí dưới đây là những thứ mình thật sự thấy quan trọng sau nhiều năm quản lý nhà 11 phòng, và bạn dùng chúng để đánh giá bất kỳ phần mềm nào, kể cả của mình.

1. Tự tính tiền điện nước từ chỉ số đồng hồ

Đây là lý do chính để dùng phần mềm. Bạn chỉ nên phải nhập số điện, số nước mới; phần mềm tự lấy số cũ từ tháng trước, nhân đơn giá, cộng phí wifi, rác, tiền phòng rồi ra hóa đơn từng phòng. Phần mềm nào bắt bạn tự tính rồi gõ con số cuối vào thì chẳng khác gì Excel.

2. Khách thuê tự xem hóa đơn, không phải cài app

Khách thuê ở trọ thường không muốn cài thêm một ứng dụng chỉ để xem tiền phòng. Tốt nhất là khách mở một đường link trên điện thoại, đăng nhập đơn giản là thấy hóa đơn tháng này, các tháng trước và chi tiết tiền điện nước. Thấy được cách tính thì gần như không còn ai hỏi lại "sao tháng này cao vậy".

3. Biết ngay phòng nào chưa trả tiền

Mở phần mềm lên phải thấy ngay phòng nào đã trả, phòng nào chưa, phòng nào vừa gửi ảnh chuyển khoản đang chờ bạn xác nhận. Nếu vẫn phải lục tin nhắn Zalo để biết ai trả rồi thì phần mềm chưa làm đúng việc của nó.

4. Dữ liệu của bạn để riêng và lấy ra được

Hỏi rõ hai điều trước khi dùng: dữ liệu nhà trọ của bạn có tách riêng với người khác không, và khi muốn ngừng thì có xuất được ra Excel không. Một phần mềm không cho mang dữ liệu đi là đang giữ bạn bằng sự bất tiện, không phải bằng chất lượng.

5. Dễ dùng với người không rành máy tính

Nhiều chủ trọ không quen công nghệ. Phép thử đơn giản: bạn có ghi số điện nước cho cả nhà trong vài phút mà không cần đọc hướng dẫn không. Nếu phải học lâu thì sau vài tháng bạn sẽ quay về sổ tay.

6. Có người hỗ trợ thật khi cần

Phần mềm miễn phí thường không có ai để hỏi khi gặp lỗi. Với nhà trọ ít phòng thì chấp nhận được. Nhưng khi tiền thuê của cả chục phòng phụ thuộc vào nó, có một người trả lời qua Zalo hay điện thoại đáng giá hơn khoản phí hằng tháng.

7. Miễn phí thật hay chỉ miễn phí lúc đầu

Đọc kỹ giới hạn của bản miễn phí: giới hạn số phòng, giới hạn tính năng, hay chỉ miễn phí vài tháng rồi tự tính tiền. Miễn phí có giới hạn rõ ràng không có gì sai, cái cần tránh là bất ngờ về sau.

Vậy khi nào bản miễn phí là đủ

Dưới khoảng 5 phòng, sổ tay hoặc Excel vẫn ổn, phần mềm chưa thật sự cần. Từ 5 đến 10 phòng, một phần mềm miễn phí đáp ứng được tiêu chí 1 đến 4 là đủ dùng. Trên 10 phòng, thời gian bạn tiết kiệm được mỗi tháng thường đáng giá hơn tiền phí, nên ưu tiên phần mềm có hỗ trợ. Mình so sánh kỹ hơn trong bài quản lý nhà trọ: sổ tay, Excel hay phần mềm.

Nếu muốn thử ngay mà chưa muốn dùng phần mềm, bạn có thể dùng công cụ tính tiền điện nước miễn phí, không cần đăng ký.